Cómo Gestionar el Correo Electrónico y Bandeja de Entrada; Revisar el correo electrónico puede ser una de las tareas que más tiempo le consuman tanto en su vida profesional como personal.

Revisar el correo electrónico personal y el del trabajo puede llevar horas. A veces, todo lo que hace falta es un cambio de perspectiva para enfocar y organizar mejor tu bandeja de entrada de correo electrónico.

En esta publicación de marketing digital veremos los mejores consejos para organizar y gestionar el correo electrónico eficientemente.

La gestión del correo electrónico es cualquier estrategia destinada a organizar, desordenar y facilitar el manejo del flujo constante de correos electrónicos que recibes a diario. Por lo general, requiere tanto estrategias tradicionales de gestión del tiempo como conocimientos digitales para que tu programa o proveedor de correo electrónico haga parte del trabajo por ti.

Aunque la puesta en práctica de estas estrategias para gestionar el correo electrónico y bandeja de entrada de forma eficiente puede requerir mucho tiempo, a la larga también ahorrarás tiempo.

No dejes que el número de correos electrónicos «no leídos» te sobrepase.

Empleado o autónomo, estresado o relajado en el trabajo, ultraconectado o no: sea cual sea su perfil, la gran mayoría de los trabajadores no puede escapar de la presión de los correos electrónicos «no leídos».

Consciente o inconscientemente, estos mensajes pendientes son como tareas a realizar en un rincón de tu cerebro, y ejercen una fuerte presión psicológica.

Una vez que sepas gestionar el correo electrónico, la gran cantidad de mensajes entrantes será menos motivo de ansiedad. He aquí tres de los beneficios que puede esperar de aprender a gestionar bien sus correos electrónicos:

Mayor concentración: La elaboración de una estrategia eficaz de gestión del correo electrónico te permite reducir la multitarea y aumentar tu concentración en otras áreas. Cuanto más te acerques a la bandeja de entrada cero, menos te distraerás con la constante acumulación de correos electrónicos antiguos y el constante goteo de los nuevos. Esto mejora en gran medida tu flujo de trabajo y tu capacidad para dedicarte por completo a la tarea que tienes entre manos en cada momento.

Mejora de la comunicación: Gestionar bien los servicios de correo electrónico te permite comunicarte más eficazmente con tus compañeros de trabajo, tu familia y tus amigos. Una vez que se desordena la bandeja de entrada, se dispone de más tiempo para leer los correos electrónicos a los que se desea responder de forma reflexiva. Equilibra los correos que necesitan respuestas personalizadas, los que pueden serlo con plantillas y los que no necesitan ninguna respuesta.

Más tiempo libre: Cuando aprendas a gestionar bien tus correos electrónicos entrantes, el tiempo que tendrás para otras tareas aumentará considerablemente. En lugar de pasar horas revisando las líneas de asunto, podrás abordar tu cuenta de correo electrónico con una mayor sensación de control y gestión del tiempo.

Control del envío de documentos digitales y físicos desde un único sistema: A primera vista, gestionar las comunicaciones físicas y digitales por separado puede parecer fácil, pero este proceso puede acarrear muchos problemas. La gestión centralizada de la comunicación por correo electrónico le permite gestionar todo desde una única plataforma, bien sea Gmail, Outlook o cualquier otra plataforma y garantiza unas interacciones coherentes y oportunas con sus clientes, empleados y proveedores.

Reduce la pérdida de tiempo en la búsqueda y envío de documentos de los clientes: Al adoptar un enfoque centralizado y automatizado, puede decir adiós a los procesos ad hoc y fragmentados que le obligan a reunir diferentes formatos de documentos.  Al aber como gestionar el correo electronico y bandeja de entrada, tendrá todos sus documentos, consolidados en un solo sistema, se comunicarán al cliente de forma rápida, coherente y precisa.

Aumenta la seguridad de los envíos digitales: Garantizar la seguridad de la información y confidencialidad de los clientes se ha convertido en una de las principales prioridades de las empresas. Las empresas que son víctimas de hackers por violaciones de datos y ciberataques suelen ser las que tienen procesos y sistemas de comunicación más dispares e incoherentes. Centralizar y gestionar los documentos a través del correo electrónico le permitirá asegurar todo desde un solo lugar. El seguimiento de los documentos también puede limitar aún más los problemas relacionados con el envío, el intercambio y la recepción de comunicaciones.

Comunicaciones con los clientes totalmente personalizables: Con un software que automatiza la creación y entrega de correos electrónicos, puede enriquecer y personalizar aún más sus documentos. La fácil automatización permitirá orientar y personalizar mejor sus comunicaciones comerciales para mejorar la satisfacción y la fidelidad de los clientes.

Evite depender de la entrega física del correo: Algunos documentos deben enviarse en formato impreso, pero siempre que sea posible, es mejor comunicarse digitalmente para interactuar con el cliente más rápidamente y reducir el consumo de papel y los costes postales. Saber gestionar el correo electrónico y bandeja de entrada correctamente permite seleccionar un canal preferente para cada tipo de comunicación.

Existen numerosas formas de controlar su bandeja de entrada. Pruebe estas estrategias eficaces de gestión del correo electrónico para hacer las cosas:

Elimine los correos electrónicos cuando pueda. Uno de los trucos más sencillos para gestionar el correo electrónico eficientemente es eliminar los nuevos correos electrónicos lo antes posible. Incluso puedes dejar algunos sin leer mientras los eliminas de tus archivos. La clave está en buscar los correos promocionales no deseados, el spam y otra correspondencia innecesaria. Postergar esto hará que tu bandeja de entrada se llene rápidamente, y puede que pronto te encuentres más abrumado que si hubieras peinado y eliminado los mensajes más rápidamente.

Utiliza respuestas planificadas. A veces puedes responder rápidamente a un correo electrónico más formal con una respuesta enlatada. Aunque debes esforzarte por dar siempre a los mensajes personalizados una respuesta igualmente única, muchos correos electrónicos más formales sólo requieren una respuesta breve y planificada. Mantén un conjunto de plantillas de correo electrónico para estas ocasiones (por ejemplo, para confirmar la recepción de un correo electrónico, para agradecer a alguien que se haya puesto en contacto con nosotros, etc.), junto con una firma de correo electrónico planificada para ahorrar tiempo al redactar las respuestas.

Sea más conciso en esos correos electrónicos. Al ser más conciso, no sólo aumenta las posibilidades de obtener una respuesta más rápida de sus colegas, clientes o socios, sino que también es más probable que reciba un mensaje más breve y preciso a cambio.

De hecho, la gente suele responder inconscientemente a un correo electrónico con un tamaño más o menos similar al del correo enviado.
Si mantiene un tamaño razonable, irá al grano y perderá menos tiempo leyendo.

Por lo tanto, para gestionar el correo electrónico y bandeja de entrada correctamente en una empresa, también implica reducir el «ruido» asociado a los numerosos correos electrónicos y a los correos largos.

Prioriza los correos importantes. Cada vez que revises tu correo electrónico, valora la importancia de responder a un mensaje concreto con un seguimiento especialmente rápido. Por ejemplo, es posible que tengas que responder a una solicitud de atención al cliente con un mayor grado de inmediatez que a un correo electrónico de grupo con compañeros de trabajo. Adapta tu tiempo de respuesta al correo electrónico a tus otras prioridades. Incluso puedes sugerir una llamada telefónica si surge algo especialmente urgente.

Especifica una hora para leer y responder a los correos electrónicos. En lugar de intentar responder a todos los correos electrónicos en tiempo real, considera la posibilidad de reservar un tiempo específico al día para gestionar el correo electrónico y bandeja de entrada. Durante este tiempo, puedes archivar ciertos correos electrónicos de forma adecuada, enviar correos a clientes y compañeros de trabajo, y responder a otros. El número de notificaciones de correo electrónico que una persona recibe a diario puede resultar abrumador, por lo que puede ser útil dedicar una hora al principio o al final del día para manejar sus cuentas con un poco menos de presión.

Prueba diferentes filtros. Utiliza el software de gestión de correo electrónico y los plugins para clasificar los correos electrónicos que recibes en tiempo real. Aplicando filtros a determinados remitentes, puedes permitir que la automatización te conceda una bandeja de entrada más organizada. Por ejemplo, si utilizas una sola cuenta para tus correos electrónicos personales y de trabajo, los filtros pueden ayudarte a distinguir los dos tipos y enviarlos automáticamente a las carpetas correspondientes.

Darse de baja de ciertos remitentes. Algunos sistemas y programas de gestión del correo electrónico permiten revisar todas las suscripciones y darse de baja de determinados remitentes. Demasiadas suscripciones pueden saturar tu bandeja de entrada y dificultar la respuesta a todos los que necesitas en un día determinado. Anular la suscripción a determinados boletines y promociones ayuda a evitar que tu bandeja de entrada se hinche demasiado.

Utiliza varias carpetas. Haz lo posible por archivar los correos electrónicos no leídos en las carpetas pertinentes en función de la necesidad de respuesta, el tipo de correo electrónico y otras designaciones útiles. Una de las mejores soluciones para gestionar el correo electronico y bandeja de entrada sin complicaciones es utilizar cuentas de correo electrónico totalmente diferentes para distintos fines. Este enfoque es especialmente útil si tienes una bandeja de entrada compartida con otros miembros del equipo.

Conservar los momentos de concentración. El correo electrónico es muy perjudicial para la productividad, ya que interrumpe todos los momentos de concentración.

Al mismo tiempo, no es posible aislarse del correo electrónico durante demasiado tiempo por diversas razones: correos electrónicos urgentes de clientes, problemas técnicos que hay que resolver cuanto antes, peticiones importantes de la dirección…

¿Y cómo se hace?

Para no estar permanentemente en alerta, a veces hay que saber cortar las notificaciones durante un periodo de tiempo definido (por ejemplo, 1 hora o 2 como máximo).

Si tienes que elaborar un plan de acción, una estrategia empresarial o preparar una reunión importante, tienes que ser capaz de hacerlo estando totalmente concentrado en tu tarea.

Así que reserve algún tiempo durante la semana para estas tareas especialmente importantes.
Recuerde el adagio: el 20% de sus acciones representan el 80% de los resultados.

Así que guarda ese 20% de tu tiempo para el trabajo de calidad.
Es importante tener en cuenta esta regla para una mejor gestión del correo electrónico en la empresa.

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